Le développement d’une entreprise induit forcément une augmentation des tâches administratives à gérer. Il devient alors essentiel de se doter d’une application pour faciliter les travaux, gagner du temps et sécuriser la gestion de l’entreprise. Les outils de gestion automatisés présentent donc de nombreux avantages que ce soit pour les employés, les managers ou les services comptables. En plus des applications de gestion de la paie, de la comptabilité et de la gestion commerciale, il faudra également s’équiper d’un logiciel de gestion de notes de frais. Ce dernier permet énormément d’éviter les erreurs et les abus, car le traitement automatique des données atteste d’un processus fiable pour l’entreprise.

La gestion des notes de frais au moyen d’une application élimine la saisie manuelle

L’un des premiers avantages d’une application de gestion des notes de frais consiste à permettre au collaborateur de capturer facilement les justificatifs de ses dépenses grâce à son smartphone. Désormais, le collaborateur peut présenter ses notes de frais et les gérer au fil de l’eau. L’application lui facilite la saisie des notes de frais où qu’il soit et lui permet d’associer les justificatifs sans attendre la fin de sa mission. Elle lui permet également de recouvrer toutes les informations appropriées sur une facture en quelques secondes, à partir d’une simple photo. Ceci restreint à 80 % le temps de traitement des notes de frais avec en plus une minimisation du risque d’erreurs de saisie manuelle et du risque de détérioration ou de perte des justificatifs.

Une application de gestion des notes de frais simplifie la validation et la vérification des notes de frais

Le deuxième avantage associé à l’usage d’une application de gestion des notes de frais concerne la validation et la confirmation des rapports de dépenses. En effet, le collaborateur expédie ses notes de frais en un clic à son manager. De ce fait, le manager profite d’une meilleure visibilité en temps réel sur les dépenses de ses équipes. Il gagne notamment du temps à faire une note de frais pour approuver les dépenses. Il peut désormais les valider rapidement depuis n’importe quel terminal particulièrement à travers son smartphone. Le manager discerne également les anomalies sur les dépenses de ses collaborateurs ou les informations manquantes, mal saisies ou non conformes à la politique de dépenses de l’entreprise.

Un logiciel des notes de frais participe à la dématérialisation des justificatifs et à la disparition progressive de l’archivage physique

Le justificatif constitue une pièce maitresse pour le processus de gestion des notes de frais. Toute dépense réalisée doit être suivie de son justificatif. C’est l’une des principales règles de la gestion des notes de frais. En son absence, l’employé risque de ne pas obtenir le remboursement de ses dépenses et l’entreprise risque des désagréments avec l’administration fiscale ou l’Urssaf. Avec les justificatifs papiers, il existe un fort risque d’altération ou de perte. Un logiciel de gestion des notes de frais comme N2F écarte ce risque, en dématérialisant tous les justificatifs. L’archivage numérique à valeur probante permet ainsi de mettre fin à l’archivage papier et au processus de transmission des documents papier.

Un logiciel de gestion des notes de frais permet de réaliser des économies de temps et d’argent

La dématérialisation de la gestion des notes de frais permet de fluidifier le processus, de le rendre plus rapide et de générer des économies de temps conséquentes. En plus de débarrasser les collaborateurs d’une tâche pénible et sans réelle valeur ajoutée, une solution intelligente de gestion des notes de frais centralise toutes les données relatives aux dépenses professionnelles dans le Cloud et rend ainsi les échanges de documents instantanés. C’est un véritable outil de contrôle de conformité qui assure le respect de la politique de dépenses. Un logiciel de gestion des notes de frais permet également de réaliser des économies d’argent non négligeables, car il y a une baisse des coûts de gestion directement liée au temps attribué à la tâche, mais également à la réduction des coûts d’archivage.